pondelok, 21. mája 2012

INNOVA AutoDoc - Hromadné vytváranie Google Dokumentov

Pozrite sa na toto elegantné riešenie, ktoré sme nadizajnovali a implementovali v prostredí platformy Google Apps pre cestovnú kanceláriu PAXTRAVEL.

Problém zákazníka

Časovo náročné vytváranie podkladov k zájazdom. Pre každý zájazd posielajú každému účastníkovi dokument obsahujúci informácie o zájazde, jeho priezvisko a číslo sedadla. A teraz si predstavte, že na každý zájazd ide 50 ľudí...

To znamená, 50 krát zobrať Word dokument, 50 krát Ctrl+C a Ctrl+V pre priezviko a číslo sedadla. A takto vytvorený dokument 50 krát odoslať vždy na inú emailovú adresu. Presne takto si predstavujeme prácu ktorá nie je nudná a je veľmi kreatívna :o)

Naviac, každý majiteľ firmy vie, že ľudská práca je najdrahšia a taktiež, že ľudia sú omylní a robia chyby.

Požiadavka zákazníka

Nájsť riešenie na platforme Google Apps, ktoré by štandardizovalo celý proces a urýchlilo vytváranie a odosielanie podkladov k zájazdom.

Riešenie

Riešenie bolo nadizajnované a ušité na mieru presne podľa požiadaviek zákazníka. V prvom kroku sa automaticky vytvorí dokument pre každého účastníka zájazdu. Zoberie sa šablóna do ktorej sa postupne vkladajú dáta. V druhom kroku sa takto vytvorené Google dokumenty skonvertujú do PDF a odošlú automaticky na email ;o)

A tu je ukážka:

Hromadné vytváranie Google Dokumentov

Výsledok

Manuálny proces ktorý predtým trval niekoľko hodín a bol náchylný na chyby, bol nahradený automatickým procesom v prostredí Google Apps, ktorý trvá niekoľko minút.

Naviac, vedenie firmy môže alokovať pracovnú silu na dôležitejšie pracovné úlohy.

Záver

Ak pracujete v prostredí Google Apps a neustále vytvárate zmluvy alebo iné dokumenty manuálne a hľadáte spôsob, ako dokumenty vytvárať automaticky, INNOVA AutoDoc je riešenie, ktoré sa dá prispôsobiť vašim požiadavkám.

Naviac, v kombinácii so službou Google Disk, ktorá umožňuje obojsmernú synchronizáciu dokumentov medzi počítačmi, smartfónmi a tabletmi sa dá elegantne pokryť i archivácia takto vytvorených dokumentov.

English version.

Žiadne komentáre:

Zverejnenie komentára