pondelok, 8. novembra 2010

Ako na zdielanie Google Dokumentov

Ako na zdielanie Google Dokumentov

Služba Google Dokumenty vám umožňuje spolupracovať na dokumentoch, tabuľkách, prezentáciách a kresbách bezpečne v rámci firmy i s externými spolupracovníkmi. Jednoducho s toľkými ľuďmi s koľkými potrebujete - bezpečne a odvšadiaľ.

Naviac, nemusíte dokumenty pracne preposielať v prílohe a synchronizovať vykonané zmeny, všetko je uložené bezpečne na serveroch Google, stačí dokument vyzdieľať so spolupracovníkmi.

Keďže Google Dokumenty umožňujú definovať niekoľko úrovní prístupu k dokumentu, ukážeme vám, ako správne zdielať dokumenty v rámci firmy.

Ikony zdieľania Google dokumentov

V zozname dokumentov si všimnete rôzne ikony a popisy uvedené vedľa názvu každého dokumentu.

Tu sú základné ikony:
  • Zámok znamená “súkromný dokument” - daný dokument je prístupný len vám a ľuďom s ktorými ste dokument vyzdieľali
  • Ikona zámku so zemeguľou znamená “každý s odkazom na dokument” - komukoľvek pošlete odkaz na tento dokument, zobrazí sa mu
  • Ikona zemegule znamená “verejné na webe” - ktokoľvek, i bez odkazu si môže daný dokument prezrieť
Vedľa každej ikonky uvidíte text označujúci, kto môže dokumenty upravovať a kto iba zobrazovať.

Niekoľko ukážok:

Takto označený dokument je váš súkromný. Nikto iný len vy ho môže zobraziť a upraviť. Toto nastavenie úrovne prístupu je defaultné a všetky novo vytvorené dokumenty sú prístupné len vám.


Takto označený dokument je prístupný pre vás a pre spolupracovníkov ktorých ste vybrali. Ak sa odkaz na takýto dokument pošle niekomu komu nebol poskytnutý prístup na zobrazenie, alebo upravovanie, tak táto osoba ho nebude môcť otvoriť.


Ak uvidíte ikonu zámok so zemeguľou, znamená to, že dokument je viditeľný každému, kto má odkaz. Môžete tiež explicitne nastaviť osoby, ktoré môžu upravovať dokument.


Ak je váš dokument nastavený ako verejný, bude mať vedľa názvu ikonu zemegule, a môže ho otvoriť ktokoľvek na webe. Môžete tiež zaškrtnúť políčko v okne zdieľania, ktoré umožní komukoľvek upraviť dokument.

Napríklad táto prezentácia z prvého slovenského cloud campu je verejne dostupná a ktokoľvek si ju môže pozrieť.

V prípade jednotlivých dokumentov môžete nastaviť i to, či môžu ľudia s odkazom, alebo ktokoľvek editovať daný dokument. Musíte však túto možnosť explicitne povoliť.


V prípade, že ste vaša firma používa Google Apps, máte ďalšie dve možnosti zdieľania:
  • zdieľanie s prístupom pre osoby v doméne s odkazom - v tomto prípade ak pošlete kolegovi link na daný dokuemnt, tak má k nemu automaticky prístup
  • zdieľanie s prístupom pre všetky osoby v doméne - na túto úroveň zabezpečenia môžete nastaviť všetky dokumenty, ktoré majú byť viditeľné v rámci firmy a zamestnanci ich môžu ľahko vyhľadať, napríklad zoznam dôležitých kontaktov v rámci firmy


Pre viac informácií ako môžete využiť Google Apps vo vašej firme sa môžete prihlásiť do našich on-line školení, ktoré sú určené záujemcom o Google Apps alebo našim zákazníkom.

V prípade že potrebujete školenie ušité pre potreby vašej firmy a firemných procesov, kontaktujte nás na adrese skolenia(zavináč)innova.sk

Žiadne komentáre:

Zverejnenie komentára